園の現金管理 — 監査で最初に見られる「日々の記帳と月末の照合」

なぜ現金が最初に見られるのか

園のお金の大半は口座で動きます。それでも監査人が現金から見るのは、現金の扱いにその園の事務の姿勢が表れるからです。ご自身の園の出納帳は、今日の分まで書かれているでしょうか。

通帳は銀行が記録を残してくれますが、現金は園が記録しなければ何も残りません。毎日動き、誰でも触れられて、記録は園任せ — 誤りや事故が起きやすい条件がそろっています。

習慣1 — その日のうちに記帳する

小口現金の出納帳を数日分まとめて書くと、レシートの見当たらない支出や、記憶頼みの記載が必ず混ざります。

「その日に動いた現金は、その日のうちに書く」。単純ですが、これだけで出納帳の信頼性はまるで変わります。かかる時間は1日数分です。

習慣2 — 月末に数えて、記録を残す

月末に手提げ金庫の現金を実際に数え、出納帳の残高と突き合わせます。合っていれば、数えた日付と数えた人の名前を出納帳に書き添えます。

大事なのは、合わせることだけでなく「数えた事実を記録に残すこと」です。日付と名前のある照合の記録は、園が現金を管理している何よりの証拠になります。合わないときは、翌月に持ち越さずその場で原因を追いかけてください。

行事の集金 — 臨時の現金こそ型を決める

バザーや行事の会費など、臨時にまとまった現金を扱う場面は、日常より誤りが起きやすいところです。

型は2つで足ります。数えるときは2人で数えること、その日のうちに口座へ入れることです。人手の足りない日でも、この2つだけは崩さないと決めておきます。

習慣3 — 現金の出番そのものを減らす

保育料や諸費の集金を口座振替に、業者への支払いを振込に。現金の出番が減れば、記帳も照合も事故の種も一緒に減ります。

「現金をきちんと管理する」のいちばんの近道は、管理する現金自体を減らすことです。いま現金で動いているお金のうち、口座に乗せ替えられるものがないか、一度書き出してみてください。

習慣	さぼるとどうなるか
その日のうちに記帳	レシートのない支出と記憶頼みの記載が混ざる
月末に数えて記録	ずれても原因が追えず、管理の証拠も残らない
現金の出番を減らす	突き合わせの手間と事故の種が残り続ける

Q. 少額の現金まで、こんなに手をかける必要がありますか。

金額の問題ではなく、仕組みの問題です。少額の現金の扱いが整っている園は、大きなお金の扱いも整っています。監査人はその「縮図」として現金を見ています。

Q. 現金過不足が出てしまいました。どうすればよいですか。

まず原因を探し、見つからなければその事実ごと記録に残して帳簿を実際の残高に合わせます。過不足そのものより、過不足に気付ける仕組みがあるかどうかが問われます。