よくある会計処理の誤り — 園の決算で毎年見つかる4つの型

型1 — 収入と支出を打ち消し合ってしまう

給食費のように、保護者から集めて業者に支払うお金は、差し引きゼロに近いため「収入にも支出にも載せない」処理をしたくなります。

しかし学校法人会計では、給食などの補助活動に係る収入は総額で表示するのが原則です。あくまで一例ですが、埼玉県の学校法人会計質疑応答集でも、補助活動に係る収入を純額 (差し引き後の額) で表示してよいかという問いに「総額表示とされたい」と答えています。

集めた額は収入、支払った額は支出として、両方をそのまま載せます。差し引きで消してしまうと、園の活動の規模が計算書類から見えなくなるためです。

型2 — 現物でもらったものを計上しない

卒園記念品や備品を現物で寄付されたとき、お金が動かないので何も記録しない — これも典型的な計上漏れです。

現物の寄付は、お金の動きがなくても事業活動収支計算書に載せます。同じ質疑応答集では、少額で消耗品扱いになる現物寄付でも、収入側を「現物寄付」、支出側を「消耗品費」として両建てで計上することとされています。

備品に当たる現物寄付なら、固定資産への計上もあわせて必要です。

型3 — 固定資産と消耗品の区分があいまい

同じような備品が、ある年は固定資産、ある年は消耗品費と、処理がぶれる型です。

区分の出発点は園の経理規程に基準を定めておくことです。参考として埼玉県は、耐用年数1年以上かつ取得価格10万円以上は備品として固定資産で処理し、5万円から10万円未満は法人が自らの基準を経理規程等に定めて処理する、という処理標準を示しています。

机や椅子のように1個の値段は小さくても数がまとまる資産 (少額重要資産) は、5万円未満でも固定資産で処理することとされている点も見落としがちです。この機会に、園の経理規程の金額基準を確かめてみてください。

型4 — 年度の区切りがずれる

秋に受け取る翌年度分の入園料を今年度の収入のまま決算してしまう、年度末に未納だった保育料を収入に立てない、という「どの年度のお金か」のずれです。

この型は監査の指摘としても最も多いもので、直し方は別の記事で詳しく書いています。決算のときに「このお金はどの年度の分か」で締める、の一言に尽きます。

誤りの型と正しい処理の一覧

型	ありがちな処理	正しい処理
打ち消し合い	給食費を収支どちらにも載せない	収入・支出とも総額で表示
計上漏れ	現物寄付を記録しない	現物寄付と対応する支出・資産を両建てで計上
区分のあいまいさ	備品と消耗品が年によってぶれる	経理規程に金額と耐用年数の基準を定める
年度の区切り	翌年度分の入園料が今年度の収入	前受金・未収入金で年度に合わせて振り替え

迷ったら公的な資料に立ち返る

ここで挙げた型は、都道府県が公表している学校法人会計の質疑応答集などで確かめられます。

ひとつ補足すると、知事所轄の学校法人の会計は、省令である学校法人会計基準と、そこに書かれていない事項についての所轄庁 (各都道府県) の指示に従います。この記事で引用した埼玉県の質疑応答集も埼玉県所轄の学校法人に対する指示であり、他の都道府県所轄の園に必ずしもそのまま当てはまるわけではありません。

とはいえ埼玉県の質疑応答集は内容がよく整理されており、筆者も監査の場面で参照することのある有益な資料です。埼玉県以外の園では「あくまで参考」という位置づけで活用し、最終的にはご自身の園を所轄する都道府県の指示や資料で確かめるのが安心です。

ご自身の園の処理に、思い当たる型はなかったでしょうか。園の中の「昔からこうしている」だけで決めず、迷った処理は資料と専門家で裏を取るのが、結局いちばんの近道です。