通帳と印鑑は分けて管理する — 少人数の園でもできるお金の事故防止

なぜ「1人で完結」が問題なのか

通帳と印鑑を同じ人が持ち、振込も記帳も同じ人が行う。この形の問題は、その人を信用できるかどうかではありません。ご自身の園では、振込を最後まで1人で完結できてしまわないでしょうか。

問題は、誤りや事故が起きたときに、園の中で気付く手段がないことです。振込先の入力ミスも、万一の不正も、本人以外の目が通らなければ発見は偶然任せになります。監査でこの形が必ず指摘されるのは、人を疑う話ではなく、気付く仕組みの話だからです。

分け方1 — 保管を分ける

いちばん簡単で効果が大きいのが、通帳と届出印を別の人が保管することです。たとえば通帳は事務室、印鑑は園長の管理、という分け方です。

分け方2 — 振込の前に別の人の目を通す

振込を実行する前に、金額と振込先を別の人が確かめる手順を挟みます。確かめた人は、振込依頼の控えに日付と名前を残します。

分け方3 — 月に1回、通帳を「別の人」が眺める

実行前の確認に加えて、事後の目も置きます。月に1回、担当者以外の人 (理事長や園長) が通帳の動きをひと通り眺めるだけです。

見るのは「知らない振込先がないか」「金額の桁に違和感がないか」程度で構いません。見る目がもう1つあると分かっているだけで、日々の処理の緊張感は保たれます。

この仕組みは担当者を守る

分担の話をすると、「疑われているようで気分が悪い」という受け止めが出ることがあります。実際は逆です。

1人で完結する形では、何か起きたときに担当者が疑いを1人で背負うことになります。別の人の確認と記録が挟まっていれば、「自分ではない」ことを記録が証明してくれます。お金を扱う仕事を安心して続けてもらうための仕組みだと、園の中で共有してください。

型	やること
保管の分離	通帳と届出印を別の人が保管する
実行前の確認	振込の金額と相手先を別の人が確かめ、記録を残す
事後の目	月に1回、担当以外の人が通帳の動きを眺める

Q. 事務職員が1人しかいない園では無理ではありませんか。

2役目は事務職員である必要はありません。印鑑の保管や月1回の通帳の確認は、理事長・園長が担えます。「実行する人」と「確かめる人」が別でありさえすれば、形は園ごとに違ってよいのです。

Q. 家族経営に近い園でも必要ですか。

必要です。身内だからこそ、万一のときに疑いを晴らす記録がないと関係そのものが壊れます。規模や関係の近さにかかわらず、記録と分担は園と人の両方を守ります。