園の当初予算の作り方 — 園児数の見込みから科目へ、理事会・評議員会までの段取り

予算は「作らなければならない」書類 — 決めるのは理事会、聴くのは評議員会

私立学校法は、学校法人は毎会計年度、予算及び事業計画を作成しなければならないと定めています¹。予算及び事業計画の作成又は変更は、理事会が理事に決定を委任できない事項に挙げられており²、理事会で決めることになります。決める前に評議員会の意見を聴く形は、文部科学省の寄附行為作成例(都道府県知事所轄学校法人向け)でも、予算と事業計画は理事会で決議し、変更するときも同様とする、という作りです。ただし作成例の注は、これらの事項を各学校法人の判断で評議員会の決議事項とすることも可能としているので、自園の寄附行為が「意見を聴く」なのか「決議を要する」なのかを先に確かめてください。

会計年度は4月に始まるので、当初予算は3月中に評議員会と理事会を終える段取りになります。評議員会を招集するには、理事会で日時・場所・目的である事項を定めなければならないので³、順番は「招集を決める理事会 → 意見を聴く評議員会 → 予算を決める理事会」の3段です。予算の評議員会は、評議員全員の合意があれば招集手続を省いて開くこともできます⁴。理事会の招集は寄附行為の定めによるので⁵、寄附行為の招集の決まりも先に確かめてください。

根拠:1私立学校法99条/2同36条3項6号/3同70条2項/4同74条/5同41条

出発点は園児数 — 認定区分ごとの人数を月に置く

園の収入の土台は、認定区分ごとの人数に公定価格の単価を掛けた施設型給付費と利用者負担額です。だからこそ、当初予算の最初の作業は科目ではなく園児数の見込みです。1号・2号・3号(認定こども園)の月ごとの在籍見込みを並べ、年度途中の入退園と満3歳児の受入れも織り込みます。

単価の側は、毎年12月ごろに人事院勧告を踏まえた改定後の単価が示され、翌年度の公定価格の見直し事項も年明けから4月にかけて公表されます。前年の単価をそのまま使うのではなく、分かっている改定を入れて組むと、予算と決算のずれが減ります。

項目	見込みの元
施設型給付費・利用者負担額	認定区分ごとの園児数 × 改定後の単価。加算・減算の適用の見込み
実費徴収・特定負担額	園が定めた額 × 対象の園児数(副食費の免除対象は加算で入る)
補助金・寄付金	交付決定の見込みがあるものだけ。見込みの薄いものは入れない
人件費	4月の職員配置と昇給、処遇改善等加算の配分、社会保険料の事業主負担
教育研究経費・管理経費	前年実績を土台に、行事・修繕・光熱費の変動を織り込む
施設設備の支出・借入金の返済	建て替え・大規模修繕の計画と返済予定表

科目に落とすときに迷うところ

学校法人会計の予算は、資金収支計算書と事業活動収支計算書の両方の形で組みます。資金収支の予算は「お金の出入り」、事業活動収支の予算は「その年度の成果」を表すので、同じ支出でも載る場所が違います。園舎の工事は資金収支では施設関係の支出、事業活動収支では減価償却として毎年に分かれて載る、というのが分かりやすい例です。

基本金への組入れも予算の段階で見ておきたい項目です。園舎や設備を取得する年度は第1号基本金への組入れが立ち、将来の建て替えに備えて積み立てるなら第2号基本金の組入計画が要ります。事業活動収支の予算で「基本金組入前当年度収支差額」がどうなるかまで見ておくと、理事会での説明がしやすくなります。

補助金の交付を受ける学校法人は、収支予算書を作成し、毎会計年度終了後3か月以内に、その年度の計算書類と一緒に翌年度の収支予算書を所轄庁に提出しなければなりません²。3月に決めた当初予算は、6月の決算の提出でもう一度使われる書類だということです。

根拠:1学校法人会計基準26条・28条・35条/2私立学校振興助成法14条1項・4項

予算は「答え合わせ」に使われる数字

決算書には科目ごとに予算の額と決算の額が並びます。監査でも、大きくずれた科目は「なぜずれたのか」「補正予算で直したか」を聞かれます。ずれ自体が悪いのではなく、説明できないずれが問題になる、ということです。

前年の数字を少し動かしただけの予算では、この説明ができません。園児数から組み立てた予算なら、ずれの理由は「見込みより2号の子どもが何人少なかった」のように具体的に言えます。あなたの園の予算書は、園児数から説明できる形になっているでしょうか。